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FAQs zur Elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ​

Ab wann ist die eAU verfügbar und wie ist deren „Roadmap“?

Der geplante Start der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung war am 1. Oktober 2021. Dabei übermitteln Praxen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen dann digital an die Krankenkassen. Für Praxen, die noch nicht über die nötigen technischen Voraussetzungen verfügen, dürfen übergangsweise das alte Verfahren anwenden und zwar   solange bis die zur Übermittlung von elektronischen AU-Daten notwendigen technischen Voraussetzungen in der Praxis zur Verfügung stehen. Dieses sieht die mit dem GKV-Spitzenverband geschlossene Übergangsregelung vor. Die Regelung gilt bis zum 30.06.2022.

 

Ab dem 01.07.2022 müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen dann elektronisch an die Krankenkassen übermittelt werden.

 

Lediglich die eAU-Testphase zum Arbeitgeberverfahren wurde vom 01.07.2022 auf den 01.01.2023 verschoben. Das hat für die Arztpraxen zur Folge, dass auch die Stylesheets für den Arbeitgeber und den Patienten über den 01.07.2022 hinaus bis zum 31.12.2022 weiter ausgedruckt werden müssen.

 

Bei Nicht-GKV-Versicherten (z. B. bei Versicherten der sogenannten sonstigen Kostenträger) zeigt Ihr PVS Ihnen an, dass die digitale Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkasse nicht möglich ist. Für diese Patienten kommt bis auf weiteres das Ersatzverfahren zum Einsatz, d. h. Sie drucken die Ausdrucke für Krankenkasse, Arbeitgeber und Versicherte aus und geben diese dem Patienten mit.

 

Hier finden Sie weitere Informationen:

 

Welche Verpflichtungen haben die Praxen?

Für Praxen, die noch nicht über die nötigen technischen Voraussetzungen verfügen, hat die KBV mit dem GKV-Verband eine Übergangsregelung vereinbart. Das alte Verfahren, also die Nutzung des „gelben Scheins“ (Muster 1), darf angewendet werden, solange die technischen Voraussetzungen für die eAU in der Praxis noch nicht vorliegen. Diese Regelung gilt bis zum 30. Juni 2022.

 

Sofern in der Praxis die technische Voraussetzungen für die Nutzung des elektronischen Verfahrens zur Verfügung stehen, muss die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach dem 1. Juli 2022 digital via KIM-Dienst an die zuständige Krankenkasse zu übermittelt werden. Die Voraussetzungen im Einzelnen finden Sie hier.

 

Praxen, die nach dem 1. Juli 2022 noch nicht über den KIM-Dienst verfügen, aber in ihrem Praxisverwaltungssystem bereits das eAU-Modul vorhalten, müssen das im BMV-Ä vorgesehene Ersatzverfahren anwenden. Dabei erhalten die Patienten eine mittels Stylesheet erzeugte papiergebundene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Ausfertigungen Versicherter, Krankenkasse und Arbeitgeber).

 

Zusätzlich zur elektronischen Übertragung muss dem Patienten bis zum 31.12.2022 die AU-​Bescheinigung für den Arbeitgeber und dem Versicherten auf Normalpapier gedruckt und händisch unterschrieben ausgehändigt werden. Dafür ist das so genannte Stylesheet (siehe nächster Punkt) zu nutzen. Das Stylesheet wird nach dem Update von Ihrer PVS erzeugt. Der Ausdruck des Stylesheet für die Krankenkassen wird um einen Barcode ergänzt, der alle Daten der eAU enthält. Der Stylesheet entspricht vom Aussehen dem Muster 1. Die Ausdrucke (Versicherter/ Arbeitgeber) können wahlweise im Format A4 oder A5 auf normalen Druckerpapier erzeugt werden. Das Sicherheitspapier für Blankovordrucke darf nicht verwendet werden.

 

Hier finden Sie weitere Informationen:

Weitere Informationen zum Stylesheet finden Sie hier: https://update.kbv.de/ita-update/DigitaleMuster/eAU

Welchen Drucker sollten Praxen einsetzen?

Welcher Drucker hierfür eingesetzt wird, entscheiden Sie. Unter Berücksichtig der Anforderung zum Drucken eines Barcodes auf dem Stylesheet, sollte auf Nadeldrucker jedoch zwingend verzichtet werden bzw. eine Umrüstung auf andere Druckverfahren erfolgen.

Wann sollte man am besten mit der eAU beginnen?​

Sie sollten das eAU-Update („eAU-Modul“) im PVS nach Rücksprache mit Ihrem PVS-Anbieter zeitnah bis zum 1. Juli 2022 installieren bzw. aktivieren. Wir empfehlen die Inbetriebnahme, wenn alle technischen Voraussetzungen erfüllt und getestet sind. Hintergrund ist, dass nicht bei jedem PVS die Möglichkeit besteht, die eAU vorab zu testen oder das Update später wieder zurückzusetzen. Folgende Voraussetzungen sollten vor dem Einspielen des eAU-Updates erfüllt sein:

 

  • eAU-Update liegt vor und ist vom Systemhaus freigegeben
  • Ihre KIM-Adresse liegt vor, die KIM-Schnittstelle im System ist einrichtet und funktionsfähig (KIM kann getestet werden, indem die Praxis sich selbst eine Nachricht zusendet)
  • der eHBA2 liegt vor und ist freigeschaltet
  • Stapel- und/ oder Komfortsignatur sind möglich und wurden vorab getestet
  • Liegen die vorgenannten Voraussetzungen vor, dann sollten Sie mit dem Versenden der eAU im Laufe des 4. Quartals 2021 starten. 
Wie sieht der praktische Ablauf der eAU in der Praxis aus?

Das PVS unterstützt Praxen dabei, die AU-Daten zukünftig elektronisch zu verschicken. Das soll in der Praxis genauso komfortabel geschehen wie heute das Bedrucken des Papierformulars.

 

eAU - Ablauf

  • AU im PVS aufrufen und befüllen
  • Daten elektronisch signieren (eHBA)
  • Je nach PVS „Drucken und Versenden“ auswählen und anklicken
  • Im neuen Fenster „Bestätigen“ anklicken
  • PVS startet elektronische Übermittlung an die Krankenkasse per KIM
  • Ausdrucke für Arbeitgeber und Patienten unterschreiben
Woher weiß ich, dass die eAU bei der Krankenkasse angekommen ist?

Die nachfolgende Grafik stellt schematisch dar, wie der Versand einer eAU grundlegend erfolgt und ab wann eine eAU als erfolgreich übermittelt gilt. In diesem Zusammenhang gilt es zu beachten, dass der Samstag nicht als Werktag (BMV-Ä) definiert ist. Wir empfehlen immer eine Zustellbestätigung anzufordern. Das weitere Vorgehen ist in der folgenden Grafik erläutert.

 

eAU - Ablauf

 

Praxen sollten mit dem Softwareherstellern Kontakt aufnehmen, um eine Behebung von möglichen Softwarefehlern vorzunehmen und die Daten erneut zu senden. Der Versand der digitalen Daten erfolgt nach Behebung der Störung in der Regel automatisch.

 

Um die für die Praxen aufwändigere Ersatzverfahren zu vermeiden, empfehlen wir die Nutzung der Komfortsignatur, die Probleme beim digitalen Versand in der Regel sofort erkennen lässt. 

Wie handle ich bei einer Fehlermeldung?

Wenn in Rahmen des Ausstellens oder beim Versand der eAU bereits erkennbar sein, dass die eAU am Tag der Feststellung sowie am nächsten Werktag nicht elektronisch an die Krankenkasse verschickt werden kann, händigen Sie dem Patienten neben seiner persönlichen Ausfertigung und der Ausfertigung für den Arbeitgeber einen weiteren unterschriebenen Ausdruck aus. Diesen kann der Patient selbst an seine Krankenkasse verschicken.

 

Wenn die digitale Datenübermittlung an die Krankenkasse vorübergehend nicht möglich ist, werden die Daten vom PVS gespeichert und der Versand erfolgt, sobald dies wieder möglich ist. Je nach Praxissoftware erfolgt der erneute Versand automatisch oder muss manuell angestoßen werden, sobald die Störung behoben ist. Wenn der Patient noch in der Praxis ist, drucken Sie den Ausdruck für die Krankenkasse aus. Der Versand an die Krankenkasse erfolgt dann über die Versicherten.

 

Hat der Patient die Praxis bereits verlassen und der digitale Versand ist auch bis zum Ende des nachfolgenden Werktages nicht möglich, muss die Praxis die Papierbescheinigung an die Krankenkasse versenden. Die offizielle Diktion zum Ersatzverfahren eAU ist im Bundesmantelvertrag hinterlegt (vgl.  §4 Absatz 4.1.4 Anlage 2b BMV-Ä)

 

Wird die Fehlermeldung (z. B. TI-Störung) spät bemerkt und im Folge dessen die eAU auch am nächsten Werktag nicht an die Krankenkassen übermittelt werden können, versenden Sie selbst die Papierbescheinigung an die zuständige Krankenkasse.

Müssen Praxen in Rahmen des Ersatzverfahrens die Kosten für den Versand der Papierausdrücke an die Krankenkassen selbst übernehmen?

Nein. Für den Versand der Ausdrucke per Brief sind mit den Krankenkassen neue Kostenpauschalen ausgehandelt worden.

 

Sofern eine elektronische Übermittlung an die Krankenkasse nicht möglich ist und Sie dies aber erst dann feststellen, nachdem der Patient die Praxis bereits verlassen hat und die Übermittlung nicht bis zum Ende des nachfolgenden Werktags nachgeholt werden kann, kann für das Versenden der eAU an die Krankenkasse die GOP 40130 (0,81 Euro) abgerechnet werden. Sollte die empfangende Krankenkasse noch nicht in der Lage sein, die eAU anzunehmen, kann GOP 40130 ebenfalls abgerechnet werden. Bitte beachten Sie, dass diese GOP nur für den Postversand der ausgedruckten Stylesheets und nicht für den Versand von Muster 1 abgerechnet werden.

 

Für den Versand der Ausdrucke für Arbeitgeber und Patient nach einem Hausbesuch kann die GOP 40131 (0,81 Euro) abgerechnet werden. Die digitale Übermittlung an die Krankenkasse ist in diesem Fall direkt aus der Praxis möglich.

Welche Fehlernachrichten können Seitens der Krankenkasse an Sie verschickt werden?

Da es im Rahmen des Versandes einer eAU zu technischen Fehlern in den Dateien (Nutzdaten) oder zu technischen Fehlern beim Einsatz des Kommunikationsdienstes kommen kann, dürfen

Krankenkassen u.a. die folgenden Fehlerzustände Sie (Absender) zurückmelden:

 

  • Übermittlung eines falschen Patienten an eine Krankenkasse
  • Technische Fehler bei der Validierung der Nutzdaten
  • Signaturfehler der Nutzdaten oder der KIM-Nachrichten
  • Verschlüsselungsfehler der Nutzdaten oder der KIM-Nachrichten

 

Wenn die empfangene Nachricht von der Krankenkasse eine Fehlernachricht ist, dann zeigt die Praxissoftware dem Anwender die entsprechenden Meldungen mit einem Fehlercode an und kennzeichnet die versendete eAU- als fehlerhaft und zeigt dies in geeigneter Form in der Patientenakte (im PVS) und in der Nachrichtenübersicht an.

 

Die Praxissoftware stellt sicher, dass der Anwender nach dem Erhalt einer Fehlernachricht und der Korrektur des Fehlers bspw. durch einspielen eines Softwareupdates, die betroffene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erneut ohne den entsprechenden Fehler versenden kann.

Wer unterstützt Sie bei technischen Problemen?

Bei technischen Problemen ist immer der PVS-Anbieter der richtige Ansprechpartner. Dieser unterstützt Sie bei:

 

  • Rückfragen zur Bestellung der TI-Komponenten
  • Bestellung/ Einrichtung des KIM-Dienstes
  • Einrichtung der Kartenterminals
  • Einrichtung des eAU-Update (Modul im PVS)
  • Aktivierung und Inbetriebnahme des eHBA in der Praxissoftware
  • Einrichtung der Signaturfähigkeit im System
  • Fehlermeldungen in der Praxissoftware

 

Die KVN-Ansprechpartner für weitere Fragen finden Sie unten auf dieser Seite.

Wie können Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen  in Hausbesuchen ausgestellt werden?

Bei der Ausstellung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Rahmen eines Hausbesuches können Sie vorab in Ihrer Praxis unbefüllte Ausdrucke aus Ihrem PVS erstellen. Diese können dann beim Hausbesuch händisch befüllt werden. Die Daten können später in der Praxis in das PVS eingetragen und digital an die Krankenkasse verschickt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit erst nach dem Hausbesuch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Praxis zu erstellen und die beiden Ausdrucke per Post an den Patienten zu versenden.

 

Bei Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, die bei Hausbesuchen ausgestellt werden, muss die Übermittlung der Daten an die Krankenkasse bis zum Ende des folgenden Werktages erfolgen. Wenn Sie also am Freitagabend bei einem Hausbesuch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausstellen, haben Sie bis Montagabend für die digitale Übermittlung der Daten an die Krankenkasse.         

 

Die ab Oktober 2021 gültige Versandpauschale GOP 40131 (81 ct) kann abgerechnet werden, wenn die AU bei einem Hausbesuch ausgestellt wird und dem Patienten ein Ausdruck des AU-Formulars nachträglich zugeschickt werden muss.

Wie signiere ich die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen?

So, wie Sie die Papier-​AU unterschreiben, benötigt die eAU eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur (QES). Dies kann entweder sofort bei Erstellen der eAU oder über eine Stapel- bzw. Komfortsignatur erfolgen. Für dieses besonders sichere Verfahren müssen Sie nicht nur ihren elektronischen Heilberufsausweis in das Lesegerät stecken, sondern auch noch ihre PIN eingeben.

 

Da das im Praxisalltag bei der Vielzahl an auszustellenden AUs zu viel Zeit kosten würde, hat sich die KBV für eine „Komfortsignatur“ stark gemacht. Hier geben Sie für einen bestimmten Zeitraum jeweils bis zu 250 Signaturen frei. Für die Komfortsignatur benötigen Ärzte eine weitere Ausbaustufe des Konnektors, die diese Funktion unterstützt (PTV4+-​Konnektor).

 

Für die Nutzung der Komfortsignatur muss Ihr eHBA dauerhaft in einem stationären Kartenlesegerät der Praxis stecken. Sie können Ihren eHBA zu Beginn Ihrer Tätigkeit in das Kartenlesegerät stecken und Ihre 6 stellige PIN eingeben. Hierdurch können Sie Ihre qualifizierte elektronische Signatur für maximal 24 Stunden und für bis zu jeweils 250 Signaturen freischalten. Beim Entfernen des eHBA wird die Komfortsignatur unterbrochen. Für die Komfortsignatur muss nicht zwangsläufig an jedem Arbeitsplatz ein Kartenlesegerät stehen. Die technische Umsetzung der Komfortsignatur erfolgt im PVS. Lediglich die PIN-Eingabe erfordert ein Kartenlesegerät.

 

Die Komfortsignaturfunktion der einzelne PVS-Hersteller ist für Quartal 4 angekündigt. Erkundigen Sie sich rechtzeitig über den aktuellen Status der Verfügbarkeit der Komfortsignatur bei Ihrem PVS-Anbieter.

 

Ein anderes Signaturverfahren – die Stapelsignatur – ist bereits in allen Praxen möglich, da sie mit dem E-​Health-Konnektor (Konnektor-Update PTV3) funktioniert. Ärzte signieren hierbei einen vorbereiteten elektronischen Dokumentenstapel. Bei der eAU wäre das möglich, da es ausreicht, alle an einem Tag gesammelten AU-​Bescheinigungen einmal täglich an die Krankenkassen zu senden.

 

Wenn ein Signieren mit dem eHBA aus technischen oder anderen Gründen, die nicht in Ihrer Verantwortung liegen, nicht möglich ist, kann die eAU auch mit dem Praxisausweis (SMC-B) signiert werden.

 

Hier finden Sie weitere Informationen:

 

Braucht ein Arzt, der die Praxisvertretung übernimmt, für das Ausstellen der eAU einen eHBA?

Ja. Auch ein Vertretungsarzt muss über einen eigenen eHBA verfügen, damit er alle vertragsärztlichen Tätigkeiten ausführen kann, wie das Ausstellen von eAU und eRezept sowie die Aktualisierung eines Notfalldatensatzes, die alle eine elektronische Signatur mittels eHBA erfordern.

Ihre persönliche To-Do-Liste:
  • Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI)
  • TI-Konnektor: Praxen benötigen für das Ausstellen der eAU mindestens einen E-Health-Konnektor (Version: PTV3). Für einen reibungslosen Ablauf in der Praxis empfiehlt die KVN dringend den sogenannten ePA-Konnektor (Version PTV4+), da nur dieser die Komfortsignatur unterstützt.
  • Anschluss an dem KIM-Dienst inkl. Zugangsdaten und E-Mailadresse für den KIM-Dienst
  • KIM-Anwendung und eAU-Modul im Praxisverwaltungssystem (PVS)
  • Elektronischer Heilberufsausweis der Generation 2 (eHBA G2) für die qualifizierte elektronische Signatur der eAU
  • zusätzliche Kartenterminals in den Sprechzimmern zur Freigabe der Signatur
  • Kennzeichnung der anfallenden Kosten über die Abrechnung:
    • GOP 97130 (Anbindung an dem KIM Dienst)
    • GOP 97131 (u.a. zusätzliche Kartenterminals)

Notwendige Technik für Praxen ist verfügbar

 

Für die eAU benötigen Praxen einen Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI), idealerweise – für die Komfortsignatur – mit einem ePA-​Konnektor. Das dafür notwendige Software-​Update der Hersteller ist vorhanden. Beim erforderlichen eAU-​Modul für das PVS sollten sich Praxen bei ihrem PVS-​Anbieter nach der Zulassung erkundigen.

 

Trotz Übergangsregelung sollten Sie sich zügig auf die Umstellung vorbereiten und unter anderem unbedingt einen KIM-​Dienst bestellen. Denn nur mit einem Dienst für Kommunikation im Medizinwesen – kurz KIM – können Sie Krankschreibungen digital an die Krankenkassen übermitteln. KIM-​Dienst und elektronischer Heilberufsausweis sind von verschiedenen Anbietern bestellbar. Praxen erhalten eine Erstattung für die Technikkosten auch bei der Einrichtung des KIM-​Dienstes.

 

Kostenerstattung und Finanzierung
Komponente Finanzierung
Einmalig (je Betriebsstättennummer)  
Update PTV3-Konnektor (auch eHealth-Konnektor genannt) 530 Euro
Ggf. Zusätzliches Kartenterminal

595 Euro (je Gerät)

Einrichtungspauschale des KIM-Dienstes 100 Euro

Update PTV4-Konnektor (auch ePA-Konnektor genannt)

400 Euro
Quartalsweise  
Betriebskostenpauschale für den eHBA 11,63 Euro
Betriebskostenpauschale für Übertragungsdienste (KIM) 23,40 Euro

Bei Fragen zur Verfügbarkeit und Bereitstellung der technischen Komponenten für die eAU wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Servicedienstleister oder PVS-Hersteller. Sollten sich für Sie darüber hinaus Fragen ergeben, wenden Sie sich bitte an

Kontakt

Herr Reza Mazhari

Telefon: 0511 380-​3555

E-​Mail: reza.mazhari@kvn

Herr Wilhelm Wilharm

Telefon 0511 380-​3238

E-​Mail: wilhelm.wilharm@kvn.de

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