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Annahme seit Juli 2025 Pflicht

Haben Patienten bei einem Praxisbesuch ihre elektronische Gesundheitskarte nicht dabei oder ist die Karte defekt, können sie per App sofort eine Ersatzbescheinigung bei ihrer Krankenkasse anfordern. Praxen sind in diesen Fällen verpflichtet, den Nachweis elektronisch entgegenzunehmen. Dies gilt seit 1. Juli.

Auch Praxen haben die Möglichkeit, mit Zustimmung des Patienten eine elektronische Ersatzbescheinigung bei der Krankenkasse anzufordern. Dies ist für sie freiwillig. Das Verfahren war aufgrund von Sicherheitsschwachstellen bei der elektronischen Patientenakte kurzzeitig ausgesetzt. Nach Information der gematik ist der Abruf der elektronischen Ersatzbescheinigung durch Praxen jetzt wieder bei allen Krankenkassen möglich.

Zustellung via KIM

Patienten, die eine elektronische Ersatzbescheinigung anfordern wollen, benötigen dafür die App ihrer Krankenkasse. Über die App stellen sie die Anfrage. Sie übermitteln dazu auch die KIM-Adresse der Praxis, an die die Krankenkasse die Bescheinigung senden soll. Die Praxis kann den Patienten die KIM-Adresse beispielsweise als QR-Code bereitstellen, um die Adresse möglichst fehlerfrei an die Krankenkasse zu übermitteln. Nach Eingang der Nachricht bei der Krankenkasse wird die Ersatzbescheinigung automatisch generiert und innerhalb weniger Minuten über den Kommunikationsdienst KIM der Praxis zugestellt.

Papierbescheinigung weiterhin möglich

Ein Vorteil der elektronischen Ersatzbescheinigung ist, dass sie schnell vorliegt, falls die Gesundheitskarte nicht eingelesen werden kann. Zudem können die Daten direkt über das KIM-Postfach in das Praxisverwaltungssystem übertragen werden, das manuelle Einpflegen entfällt.

Praxen haben daneben weiterhin die Möglichkeit, das papierbasierte Ersatzverfahren durchzuführen. Auch von der Krankenkasse ausgestellte befristete Bescheinigungen in Papierform können sie weiterhin annehmen.

Hinweis zum Versichertenstammdatenmanagement

Bei der Nutzung der elektronischen Ersatzbescheinigung ist das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) technisch nicht möglich. Alle Leistungen können dennoch abgerechnet und vergütet werden. Es ist nicht nötig, zusätzlich zur elektronischen Ersatzbescheinigung noch das VSDM durchzuführen.

Ein erneutes Einbestellen des Patienten ausschließlich für das Einlesen der Gesundheitskarte (eGK) ist somit nicht erforderlich. Sollte der Patient aber in dem Quartal, in welchem bisher nur eine elektronische Ersatzbescheinigung vorgelegt wurde, erneut in der Praxis vorstellig werden, ist - sofern zu diesem Zeitpunkt vorhanden - die eGK einzulesen und ein VSDM durchzuführen.

Ohne VSDM erhalten Praxen keinen Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA). Patienten können in diesem Fall über ihre Krankenkassen-App, wenn sie diese nutzen, der Praxis die Erlaubnis erteilen. Oder die Gesundheitskarte wurde schon eingelesen; danach hat die Praxis 90 Tage Zugriff auf die ePA.

Das VSDM ist gesetzlich vorgeschrieben. Dabei erfolgt beim Stecken der Karte ein automatischer Abgleich der Daten auf der eGK mit den Daten, die der Krankenkasse vorliegen. Sind diese nicht aktuell, werden sie angepasst. Ausnahmen von dieser Pflicht, wie die Nutzung von Ersatzbescheinigungen, sind in der Anlage 4a zum Bundesmantelvertrag-Ärzte geregelt.