Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine Anwendung der Telematikinfrastruktur (TI) und soll - als zentraler digitaler Speicherort - medizinisch relevante Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten verschiedenen Akteuren im Gesundheitswesen zugänglich machen. Bereits seit Anfang 2021 können gesetzlich Versicherte die ePA freiwillig nutzen, gesetzliche Krankenkassen müssen ihren Versicherten diese kostenlos anbieten. Seit dem 15. Januar 2025 steht allen gesetzlich Versicherten automatisch eine ePA zu Verfügung, sofern sie nicht Widersprochen haben (Opt-Out-Regelung). Nach der Erprobung in den Modellregionen startet der bundesweite Rollout nun ab dem 29.April für Praxen, Apotheken und Krankenhäusern. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten erhalten das Software-Update für Ihre Praxis bei Ihrem Praxisverwaltungssystemhersteller. Ab dem 1. Oktober ist die Nutzung für alle verpflichtend.
Laut der gematik kann das Ausrollen des ePA Modules einige Wochen dauern, sprechen Sie hierzu ihr Softwarehaus direkt an.
Grundsätzlich sind die Krankenkassen verpflichtet, Patientinnen und Patienten über den Umgang mit der ePA aufzuklären. Da dies nicht immer ausreichend geschieht, stellen wir Ihnen kostenlose Visitenkarten zur Verfügung. Über den QR-Code auf der Karte erreichen Ihre Patientinnen und Patienten eine Informationsseite mit den zuständigen Ansprechpersonen der Krankenkassen.
Das Bestellformular finden Sie als Kachel auf der Startseite im KVN-Portal.
Wenn Sie bereits vor dem 1. Oktober an der Testung der ePA teilnehmen möchten, zählen Sie zu den sogenannten Early Adoptern. Für diese Early Adopter bieten wir weiterführende Angebote für einen bestmöglichen Einstieg in die Nutzung der ePA.
Den Link um sich als Early Adopter zu registrieren finden Sie ebenfalls als Kachel auf der Startseite im KVN-Portal.
Ansprechpartner
Bei technischen und organisatorischen Fragen steht der Fachbereich eHealth und Digitalisierung in der Versorgung der KVN gern zur Verfügung. E-Mail: ehealth@kvn.de
Fragen der Freischaltung und technischen Nutzung
Bei Fragen der Freischaltung und technischen Nutzung sowie der Meldung von Problemen sollten sich Praxen direkt an ihre Praxisverwaltungssystem (PVS)-Hersteller wenden. Viele Hersteller haben Schulungsvideos oder Anleitungen erstellt.
Im Behandlungskontext, der durch das Stecken der eGK nachgewiesen wird, erhalten Praxen automatisch standardmäßig 90 Tage Zugriff auf die ePA des Patienten. Über die Krankenkassen-App für die ePA können die Versicherte die Zugriffsdauer beliebig anpassen und auch Zugriffe auf Inhalte der ePA steuern indem sie widersprichen, Inhalte verbergen und löschen.
1.) Folgende Daten müssen von Ärzten und Psychotherapeuten in die ePA eingestellt werden:
Die Befüllungspflicht gilt, sofern die Daten im Rahmen der konkreten aktuellen Behandlung durch den Arzt oder Psychotherapeuten erhoben und elektronisch verarbeitet wurden und der Patient dem Zugriff auf die Daten in der ePA durch den Arzt oder Psychotherapeuten nicht widersprochen hat.
Die genannten Daten können auch aus vorangegangenen Behandlungen durch Ärzte und Psychotherapeuten in die ePA eingestellt werden, sofern es aus ihrer Sicht für die Versorgung des Patienten erforderlich ist. Hierzu sind Ärzte und Psychotherapeuten jedoch nicht verpflichtet.
2.) Folgende Daten können auf Wunsch des Patienten durch Ärzte und Psychotherapeuten in die ePA eingestellt werden (ggf. technisch zu Beginn noch nicht in allen Fällen möglich):
Da die ePA als versichertengeführte Akte konzipiert ist, stehen dem Patienten verschiedene Widerspruchs- und Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, hierzu zählen:
In Folge stehen je nach Widerspruch oder vorgenommenen Einstellungen die ePA an sich oder bestimmte Dokumente, Dateien oder Anwendungsfälle für den Arzt oder Psychotherapeuten zur Befüllung oder Nutzung nicht zur Verfügung.
Erstbefüllung GOP 01648/ 89 Punkte/ 11,03 Euro
Sofern noch kein Dokument in der ePA vorhanden ist, kann die Praxis einen Arztbrief oder Befundbericht aus der aktuellen Behandlung in die ePA hochladen und die Ziffer für die Erstbefüllung ansetzen. Das Ausstellen eines elektronischen Rezepts und das anschließende automatische Hochladen der Verordnungsdaten in die elektronische Medikationsliste (eML) der ePA gilt daher nicht als ePA-Erstbefüllung.
Weitere Befüllung GOP 01647/15 Punkte/ 1,86 Euro
Für die weitere Befüllung einer ePA und für weitere ePA-Tätigkeiten wie das Herunterladen von Dokumenten: Die GOP wird als Zuschlag zur Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschale extrabudgetär vergütet und ist einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig.
Einmal im Behandlungsfall berechnungsfähig für:
Weitere Befüllung ohne persönlichen Arzt-Patienten-Kontakt oder Kontakt per Video GOP 01431/3 Punkte/ 0,37 Euro
Nur neben den GOP 01430, 01435 oder 01820 berechnungsfähig (maximal 4-mal im Arztfall, aber nicht mehrmals am Behandlungstag)
Mit einem Fortbildungsangebot unterstützt die KBV Praxen dabei, sich auf die „ePA für alle“ vorzubereiten. Dabei geht es vor allem um medizinische, rechtliche und technische Aspekte. Die Fortbildung mit 10 Multiple-Choice-Fragen steht im Fortbildungsportal zur Verfügung. Bei erfolgreicher Teilnahme erhalten Ärzte und Psychotherapeuten 6 Fortbildungspunkte.
Ärzte und Psychotherapeuten sind u. a. verpflichtet, ihre Patienten darüber zu informieren, welche Dokumente aus der aktuellen Behandlung sie in die ePA einstellen und dass diese einen Anspruch auf weitere Daten haben. Dies kann mündlich oder per Aushang erfolgen. Den Aushang, den Praxen in A3 oder A4 ausdrucken können, finden Sie hier
Zusätzlich finden Sie einen Aushang zur Verpflichtung der Praxen gegenüber Patientinnen und Patienten zur Befüllung der ePA hier
Alle FAQs zur ePA finden Sie in diesem Dokument hier
